Regulamin organizacyjny

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn.zm.) zarządza się co następuje:

 

Urząd Miasta i Gminy Szamotuły zwany dalej Urzędem, jako aparat pomocniczy Burmistrza Miasta i Gminy Szamotuły, realizuje zadania własne gminy i zlecone z zakresu administracji rządowej określone w ustawach, statucie, w umowach z innymi podmiotami oraz  w uchwałach Rady Miasta i Gminy Szamotuły i zarządzeniach Burmistrza.

 

1.Pracą Urzędu kieruje Burmistrz przy pomocy swego Zastępcy, Sekretarza i Skarbnika Miasta i Gminy.

2.Zadania Burmistrza określają przepisy ustaw, w szczególności przepisy art. 30 i nast. ustawy z dnia 8 marca 1990 o samorządzie gminnym oraz postanowienia art. 34 Statutu.

3.Burmistrz może upoważnić swojego Zastępcę lub Sekretarza do podpisywania pism w imieniu Urzędu, a kierowników wydziałów i kierowników jednostek równorzędnych wydziałom do podpisywania pism wysyłanych z danego wydziału.

4.Zastępca Burmistrza wykonuje zadania przydzielone mu przez Burmistrza, a także zadania określone w art. 38 Statutu, a w szczególności nadzoruje pracą Wydziałów: Rolnictwa i Ochrony Środowiska, Gospodarki Gruntami oraz Inwestycji i Gospodarki Komunalnej, a także Ośrodka Pomocy Społecznej, Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół oraz placówek oświatowych.

5.Sekretarz Miasta i Gminy wykonuje zadania przydzielone mu przez Burmistrza, zadania określone w art. 40 Statutu, a także nadzoruje pracę Wydziałów: Spraw Obywatelskich, Administracyjno-Gospodarczego oraz Urzędu Stanu Cywilnego.

6.Skarbnik Miasta i Gminy wykonuje wyznaczone przez Burmistrza zadania w zakresie obsługi finansowej Urzędu i jednostek organizacyjnych gminy oraz kieruje Wydziałem Finansowo-Budżetowym.

 

W skład Urzędu wchodzą następujące wydziały, jednostki równorzędne wydziałom i samodzielne stanowiska:

1/  Wydział Spraw Obywatelskich,

2/  Wydział Administracyjno-Gospodarczy,

3/  Wydział Finansowo-Budżetowy,

4/  Wydział Rolnictwa i Ochrony Środowiska,

5/  Wydział Gospodarki Gruntami,

6/  Wydział Inwestycji i Gospodarki Komunalnej,

7/  Urząd Stanu Cywilnego,

8/  Wydział Zarządzania Kryzysowego, Ochrony Ludności i Spraw Obronnych,

9/  Zespół d/s. Promocji miasta, Informatyki i Współpracy zagranicznej,

10/  Samodzielne stanowisko d/s obsługi prawnej - radca prawny,

11/  Wydział Urbanistyki i Architektury,.

12/  Biuro Rady,

13/  Samodzielne stanowisko d/s. kontroli wewnętrznej.

 

Wydziały, jednostki równorzędne wydziałom, samodzielne stanowiska i jednostki organizacyjne gminy prowadzą sprawy związane z realizacją zadań Burmistrza Miasta i Gminy.

 

Do wspólnych zadań wydziałów, jednostek równorzędnych wydziałom, samodzielnych stanowisk należy w szczególności:

1/zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań własnych  gminy i zleconych,

2/wspieranie, inspirowanie i organizowanie działań na rzecz rozwoju społeczno-gospodarczego gminy,

3/współdziałanie z organami samorządowymi i organizacjami społecznymi działającymi na terenie gminy,

4/współdziałanie z właściwymi organami rządowej administracji ogólnej,

5/rozpatrywanie skarg, wniosków i interpelacji według właściwości,

6/opracowywanie propozycji do projektów wieloletnich programów rozwoju w zakresie swego działania,

7/przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i  sprawozdań na żądanie Rady Miasta i Gminy i Burmistrza,

8/przestrzeganie przepisów wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych i o ochronie danych osobowych,

9/wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności:

a/przyjmowanie, rozdział i przygotowanie korespondencji do wysyłki,

b/prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,

c/przechowywanie akt,

d/przekazywanie akt do archiwum zakładowego.

 

1/w zakresie zadań własnych:

a/wydawanie zezwoleń na zorganizowanie imprezy masowej i zgromadzenia,

b/wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,

c/prowadzenie spraw ochrony zdrowia;

2/w zakresie zadań zleconych:

a/wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość,

b/wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania lub wymeldowania oraz zaświadczeń w sprawach meldunkowych i dowodów osobistych, 

c/prowadzenie ewidencji ludności,

d/wydawanie zezwoleń na organizowanie zbiórek i dokonywanie kontroli dokumentacji związanej z przeprowadzeniem zbiórek publicznych,

e/prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej,

 

1/ w zakresie zadań własnych:        

a/racjonalne gospodarowanie etatami i funduszem płac oraz prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy,

b/zapewnienie prawidłowych warunków pracy bhp i p-poż.,

c/zapewnienie prawidłowej obsługi obywateli przez Urząd,

d/zaopatrzenie materiałowe Urzędu, utrzymywanie budynków Urzędu we właściwym stanie,

e/prowadzenie kancelarii i archiwum,

f/prowadzenie zbiorów aktów prawnych,

g/ koordynowanie pracy Szamotulskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji,

h/koordynowanie rozwojem wszystkich form kultury fizycznej i rekreacji,

i/współdziałanie z klubami sportowymi i stowarzyszeniami kultury fizycznej,

j/współdziałanie z organizacjami turystycznymi celem organizowania imprez turystycznych oraz zagospodarowania turystycznego miasta i gminy,

k/koordynowanie imprez sportowych na terenie miasta i gminy;

2/ w zakresie zadań zleconych:

a/przyjmowanie pism sądowych,

b/przyjmowanie pism sądowych w wypadku niemożności doręczenia ich adresatowi w jego miejscu zamieszkania,

c/wywieszanie w lokalu Urzędu ogłoszenia o ustanowieniu kuratora dla strony, której miejsce pobytu nie jest  znane,

d/składanie, na wezwanie sądu, urzędowo poświadczonych dokumentów, w celu odtworzenia akt sądowych,

e/przyjmowanie obwieszczeń.

 

1/w zakresie zadań własnych:

a/przygotowywanie i przekazywanie jednostkom budżetowym i zakładom budżetowym niezbędnych informacji związanych z opracowaniem materiałów do projektu budżetu,

b/opracowanie projektu budżetu w oparciu o materiały otrzymane od Burmistrza,

c/bieżące sporządzanie analiz wykonania dochodów i wydatków budżetu ; udział w opracowaniu sprawozdania Burmistrza z wykonania budżetu,

d/ bieżąca kontrola finansowa prawidłowości realizacji budżetu,

e/prowadzenie obsługi kasowej i księgowej Urzędu oraz wyznaczonych jednostek organizacyjnych gminy,

f/sporządzanie i przekazywanie obowiązującej sprawozdawczości,

g/przekazywanie materiałów analitycznych dot. wynagrodzeń pracowników jednostek objętych obsługą kasową i księgową; sporządzanie informacji i rozliczeń pracowników z tyt. podatku dochodowego od osób fizycznych,

h/wymiar podatków i opłat lokalnych oraz podatku rolnego i leśnego, prowadzenie księgowości podatkowej w ich zakresie oraz prowadzenie windykacji wymienionych podatków,

i/nadzór i kontrola nad działalnością finansową jednostek organizacyjnych gminy w zakresie określonym ich statutami,

j/współpraca z izbami obrachunkowymi oraz z innymi jednostkami w zakresie realizacji budżetu,

k/przygotowywanie pod względem finansowym wniosków o pożyczki i kredyty bankowe,

l/prowadzenie w ramach budżetu gminy - budżetów sołectw; ich obsługa kasowa oraz księgowa,

ł/obsługa kasowa i księgowa Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska,

m/przeprowadzanie czynności sprawdzających w postępowaniach podatkowych,

n/przeprowadzanie kontroli podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości na polecenie Burmistrza;

2/w zakresie zadań zleconych:

a/wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym,

b/udzielanie informacji niezbędnych do prowadzenia egzekucji.

 

1/w zakresie zadań własnych:

a/sporządzanie projektów programu rolniczego lub leśnego wykorzystania gruntów i wykładania do wglądu miejscowej ludności,

b/wnioskowanie o zgodę na przeznaczenie gruntów leśnych i rolnych na cele nierolnicze i nieleśne,

c/zatwierdzenie projektu planu gospodarowania gruntami  rolnymi w strefach ochronnych,

d/orzekanie w niektórych sprawach z zakresu prawa wodnego

e/przygotowanie decyzji o przeznaczeniu gruntu nieleśnego lub nieużytku do zalesienia,

f/wymierzanie kar pieniężnych za samowolne usuwanie drzew lub krzewów,

g/sprawowanie administracji w zakresie łowiectwa,

h/ opiniowanie lokalizacji inwestycji pod względem szkodliwości dla środowiska,

i/gospodarka odpadowa,

j/kontrola przestrzegania i stosowania przepisów dotyczących ochrony środowiska, rolnictwa i leśnictwa,

k/wydawanie zezwoleń na utrzymywanie psów ras uznanych za agresywne,

l/ewidencja świadectw pochodzenia zwierząt,

ł/wydawanie zaświadczeń dotyczących pracy w gospodarstwie rolnym,

m/poświadczanie oświadczeń składanych przez osoby prowadzące osobiście gospodarstwo rolne, oświadczeń o posiadaniu kwalifikacji do prowadzenia gospodarstwa rolnego w wyniku osobistego prowadzenia tego gospodarstwa lub pracy w gospodarstwie przez  okres co najmniej 5 lat, a także oświadczeń nabywcy albo uprawnionego do pierwokupu, że w wyniku przeniesienia własności  nieruchomości rolnej łączna powierzchnia użytków rolnych nie jest większa niż 300 ha.

2/w zakresie zadań zleconych:       

a/ przyjmowanie informacji o pojawieniu się chorób, szkodników i chwastów,

b/wydawanie zezwoleń na uprawę maku i konopi,

c/nakazywanie posiadaczom gruntu rolnego zniszczenia zasiewów lub zasadzeń o niewłaściwej zdrowotności,

d/przyjmowanie i przekazywanie zgłoszeń o podejrzeniu o zachorowanie lub zachorowaniu zwierząt na chorobę zaraźliwą,

e/wyznaczanie biegłych do wyceniania zwierząt zabijanych lub padłych w związku z wystąpieniem choroby zaraźliwej, 

f/określanie warunków i wyłączenia gruntów rolnych i  leśnych z produkcji,

g/aktualizacja wykazu działek i gospodarstw rolnych.

 

a/tworzenie zasobów gruntów na potrzeby gminy, w związku z art. 44 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001 Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.),

b/gospodarowanie gruntami zabudowanymi i gruntami przeznaczonymi w planach zagospodarowania przestrzennego na cele zabudowy, stanowiącymi własność gminy,

c/wykonywanie budżetu gminy w zakresie gospodarki nieruchomościami i niematerialnych usług komunalnych,

d/ustalanie ceny gruntów i nieruchomości w związku z ich sprzedażą oraz ustalanie opłat za najem, dzierżawę i użytkowanie wieczyste,

e/ustalanie numeracji nieruchomości i inicjowanie nazewnictwa ulic, placów i parków,

f/składanie opinii i wniosków w zakresie ochrony gruntów i ich rekultywacji,

g/wydawanie decyzji w sprawie podziałów nieruchomości,

h/prowadzenie postępowań w sprawie rozgraniczenia nieruchomości,

i/przygotowywanie decyzji w sprawie naliczenia opłat z tytułu podziału nieruchomości,

j/opiniowanie wniosków dotyczących rekultywacji i ochrony gruntów,

k/wydawanie decyzji w sprawie przekształcenia prawa użytkowania wieczystego nieruchomości w prawo własności,

l/prowadzenie rejestru aktów notarialnych przesyłanych przez kancelarie notarialne i przekazywanie ich kopii właściwym merytorycznie wydziałom.

 

-w zakresie zadań własnych:

a/planowanie i finansowanie budowy, modernizacji, utrzymania i ochrony: dróg  gminnych, inwestycji w zakresie gospodarki komunalnej i innych prowadzonych przez gminę,

b/budowa, modernizacja, utrzymanie i ochrona dróg gminnych, realizacja inwestycji w zakresie gospodarki komunalnej i innych prowadzonych przez gminę,

c/wydawanie zezwoleń na lokalizowanie w pasie drogowym dróg gminnych obiektów niezwiązanych z gospodarką drogową; ustalanie opłat za zajęcie pasa drogowego dróg gminnych,

d/wydawanie opinii w sprawie zaliczenia drogi do kategorii dróg gminnych, i lokalnych miejskich,

e/nadzorowanie targowisk komunalnych,

f/ustalanie miejsc, w których pobiera się opłaty za parkowanie na drogach gminnych, 

g/umieszczanie i utrzymywanie tabliczek z nazwami ulic i placów,

h/realizacja zadań z ustaw o ochronie praw lokatorów i o dodatkach mieszkaniowych,

i/nadzór nad cmentarzami komunalnymi i wyznaniowymi,

j/utrzymanie i finansowanie czystości na terenie gminy,

k/utrzymanie i finansowanie parków i zieleni miejskiej,

l/utrzymanie i finansowanie oświetlenia gminnego,

ł/prowadzenie komunikacji lokalnej,

m/nadzór nad budownictwem komunalnym,

n/przejmowanie mienia wybudowanego przez inne jednostki niż gmina w zakresie gospodarki komunalnej (fundacje, komitety budowy urządzeń komunalnych, zakłady pracy itp.);

o/nadzór nad pracą Zakładu Gospodarki Komunalnej w Szamotułach.

 

-w zakresie zadań zleconych:

a/prowadzenie rejestru stanu cywilnego poprzez sporządzanie aktów stanu cywilnego,

b/przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński, o wyborze imienia dla dziecka, o powrocie do uprzedniego nazwiska po rozwiązaniu związku małżeńskiego, o uznaniu dziecka, o wyborze nazwiska jakie będą nosić małżonkowie i dzieci zrodzone z małżeństwa, o nadaniu dziecku nazwiska męża matki,

c/wydawanie decyzji administracyjnych wynikających z prawa o aktach stanu cywilnego oraz kodeksu rodzinnego i opiekuńczego.

 

1/w zakresie zadań własnych:

a/prowadzenie rejestru terenowych ochotniczych straży pożarnych oraz zakładowych straży pożarnych działających jako ochotnicze,

b/inne sprawy związane z działalnością terenowych ochotniczych straży pożarnych.

2/w zakresie zadań zleconych:

a/organizowanie wykonywania przez jednostki organizacyjne gminy zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony,

b/tworzenia formacji obrony cywilnej i wyznaczanie ich komendantów,

c/przygotowanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny oraz wykonywanie innych zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony, określonych w przepisach powszechnie obowiązujących,

d/przeprowadzanie rejestracji przedpoborowych,

e/przygotowywanie decyzji w sprawie konieczności sprawowania przez żołnierza lub osobę spełniającą zastępczą służbę wojskową bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, prowadzenia przez żołnierza gospodarstwa rolnego, uznania żołnierza za jedynego żywiciela rodziny,

f/przyznawanie i wypłacanie zasiłków dziennych członkom rodzin żołnierzy powołanych na ćwiczenia wojskowe oraz żołnierzom zwolnionym z czynnej służby wojskowej we współpracy z Ośrodkiem Pomocy Społecznej,

g/wypłacanie zasiłków miesięcznych członkom rodzin żołnierzy oraz osób spełniających zastępczo obowiązek służby wojskowej, uznanych za jedynych żywicieli rodzin we współpracy z Ośrodkiem Pomocy Społecznej,

h/udział w przygotowaniu i przeprowadzeniu poboru,

i/przygotowywanie decyzji w sprawie nałożenia świadczeń rzeczowych i osobistych na potrzeby sił zbrojnych występujących z wnioskiem o nałożenie świadczeń.

 

a/obsługa prawna organów wykonawczych gminy,

b/opiniowanie projektów umów i porozumień,

c/kontrola prawidłowości stosowania w Urzędzie obowiązujących przepisów prawnych,

d/przeprowadzanie szkolenia pracowników Urzędu w zakresie obowiązujących przepisów prawnych,

e/reprezentacja procesowa gminy.

 

a/wydawanie zaświadczeń o przeznaczeniu działek,

b/opiniowanie projektów podziałów terenów przeznaczonych pod zainwestowanie,

c/wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,

d/prowadzenie rejestru: miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, wydawanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania,

e/prowadzenie archiwum (składnicy) i przechowywanie oryginalnych planów miejscowych oraz ich dokumentacji,

f/dokonywanie wyrysów i wypisów z obowiązujących planów miejscowych,

g/opracowywanie studium uwarunkowań i kierunków rozwoju gminy, miejscowych planów zagospodarowania,

h/przygotowywanie decyzji w sprawie naliczenia opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości w związku z uchwaleniem lub zmianą miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego (art. 36 ust. 3 ustawy o zagospodarowaniu przestrzennym),

i/przygotowywanie decyzji, o których mowa w art. 36 ust. 9 i 10 ustawy o zagospodarowaniu przestrzennym,

j/przygotowywanie informacji sprawozdawczych, o których mowa w art. 36 ust. 11 ustawy o zagospodarowaniu przestrzennym,

k/archiwizowanie doręczonych do urzędu odpisów pozwoleń na budowę i przekazywanie ich kopii do wydz. finansowo-budżetowego.

 

a/podejmowanie i organizowanie przedsięwzięć mających na celu promocję Miasta i Gminy Szamotuły ,

b/współpraca z organizacjami działającymi na rzecz promocji samorządu terytorialnego,

c/prowadzenie spraw wynikających z zawartych umów o współpracy partnerskiej z miastami zagranicznymi,

d/kontynuowanie wdrażania informatyki do pracy Urzędu,

e/nadzór nad eksploatacją urządzeń i systemów komputerowych w Urzędzie Miasta i Gminy,

f/wdrażanie nowych rozwiązań w zakresie komputeryzacji i internetu,

g/przeprowadzanie szkoleń pracowników w zakresie obsługi komputerów,

h/prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych w zakresie bezpieczeństwa informacji.

 

- obsługa rady i jej organów.

 

-przeprowadzanie w oparciu o zasady legalności, gospodarności, rzetelności i celowości kompleksowych i problemowych kontroli:

a/prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne wydziały i jednostki równorzędne wydziałom,

b/wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu,

c/działalności jednostek organizacyjnych Miasta i Gminy na podstawie odrębnego upoważnienia Burmistrza Miasta i Gminy,

w celu ustalenia sposobu realizacji przypisanych zadań, terminowości i fachowości ich wykonania oraz zgodności z przepisami prawa;

-ustalenie w postępowaniu kontrolnym, w sposób bezstronny i rzetelny, stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej jednostki organizacyjnej lub stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę;

-ustalanie w wyniku przeprowadzonych kontroli przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości i przeciwdziałanie im w przyszłości;

-sporządzenie z przeprowadzonej kontroli i przedłożenie Burmistrzowi oraz podmiotowi kontrolowanemu, w terminie 14 dni od daty zakończenia kontroli, protokołu pokontrolnego zawierającego:

1)określenie kontrolowanej jednostki organizacyjnej lub stanowiska pracy,

2)imię i nazwisko kontrolującego (nazwiska kontrolujących),

3)datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych,

4)określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,

5)imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej albo osoby zajmującej kontrolowane stanowisko pracy,

6)przebieg i wynik czynności kontrolnych, a w szczególności wnioski kontroli wskazujące na stwierdzone nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w protokole,

7)datę i miejsce podpisania protokołu,

8)podpis kontrolującego (kontrolujących) oraz kierownika kontrolowanej jednostki albo pracownika zajmującego kontrolowane stanowisko lub notatkę o odmowie podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy,

9)wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

 

Statuty lub regulaminy działalności jednostek organizacyjnych gminy nadaje Burmistrz.

Do zakresu podstawowych obowiązków kierowników wydziałów, jednostek równorzędnych wydziałom Urzędu należy przede wszystkim:

1/prawidłowe zorganizowanie pracy komórki,

2/nadzorowanie i kontrolowanie pracy podległych pracowników oraz dokonywanie oceny ich pracy.

Zakresy obowiązków poszczególnych pracowników Urzędu i pracowników jednostek organizacyjnych gminy określają ich przełożeni.

 

Przekazywanie obowiązków między pracownikami Urzędu i między pracownikami jednostek organizacyjnych gminy następuje protokolarnie.

 

W sprawach pracowniczych nie uregulowanych w niniejszym regulaminie zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 22 marca 1990r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 21, poz.124) oraz przepisy kodeksu pracy.

 

W sprawach skarg i wniosków burmistrz i zastępca burmistrza przyjmują w poniedziałki od godz. 9.00 do 16.00. Skargi i wnioski rozpatrywane są wg przepisów KPA i Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. Nr 112, poz. 1319 z późn.zm.).

 

Urząd jest czynny w następujących dniach tygodnia i godzinach:

a/w poniedziałki od godz. 8.00 do 16.00

b/od wtorku do piątku włącznie - od godz. 7.30 do godz. 15.30.